Un cabinet qui connaît le modèle économique des agences
Safiance se définit comme le cabinet comptable des freelances et des agences. Agence de communication, studio web, agence marketing ou agence événementielle : la mécanique est proche d'une structure à l'autre. Du temps passé à vendre, des projets facturés en plusieurs fois, des freelances à payer avant que le client règle, des refacturations de frais et un écart parfois important entre le chiffre d'affaires et ce qui reste vraiment dans la caisse.
Une comptabilité tenue à jour une fois par an ne suffit pas pour piloter ce type d'activité. Vous avez besoin de savoir chaque mois quels clients sont rentables, combien vous pouvez vous verser et si la trésorerie tiendra pendant le creux de l'été. C'est sur ces sujets que Guillaume Mailey, expert-comptable à La Ciotat, vous accompagne.
Les sujets comptables propres aux agences
Ce sont les points sur lesquels les agences perdent le plus de temps ou d'argent quand ils sont mal cadrés.
La TVA sur les achats et la refacturation
Abonnements logiciels, achat d'espace publicitaire auprès de plateformes établies dans un autre pays de l'Union européenne, frais refacturés au client : chaque flux suit sa règle. Certains achats relèvent de l'autoliquidation et doivent apparaître correctement sur vos déclarations de TVA.
La sous-traitance à des freelances
Un freelance en franchise de TVA ne vous en facture pas, ce qui change le coût réel de la prestation. Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, vous devez aussi obtenir son attestation de vigilance URSSAF à la signature puis tous les six mois.
La paie et les salariés
Bulletins de salaire, déclarations sociales, entrées et sorties, congés : Safiance prend en charge la paie et le social pour que vous gardiez la tête dans vos projets.
La marge par client
Un client qui paie bien peut coûter cher en temps et en sous-traitance. En affectant achats et freelances à chaque client, vous voyez où se fait votre marge et où elle fuit.
La trésorerie
Acomptes, délais de paiement, échéances de TVA et de charges sociales : la banque synchronisée et le tableau de bord de Cockpit vous montrent votre trésorerie en temps réel, avec des rappels avant chaque échéance.
La rémunération des associés
Salaire, dividendes, holding : la répartition entre associés dépend de vos statuts, de votre résultat et des projets de chacun. Nous calculons les scénarios avant de décider.
« Guillaume est à l'écoute, réactif, et démontre une vraie volonté de construire une collaboration sur-mesure. »
★★★★★Florent Blanchard · avis GoogleSous-traitance : sécuriser vos relations avec les freelances
La plupart des agences travaillent avec un réseau de freelances : développeurs, graphistes, rédacteurs, motion designers, photographes. C'est une vraie souplesse, à condition de respecter quelques règles.
L'obligation de vigilance d'abord. Dès qu'un contrat atteint 5 000 € HT, vous devez demander l'attestation de vigilance du prestataire au moment de la signature, puis tous les six mois jusqu'à la fin de la mission, et vérifier son authenticité. Sans ce contrôle, votre agence peut être tenue solidairement des cotisations et pénalités dues par un prestataire qui ne serait pas en règle.
La relation de travail ensuite. Un freelance qui travaille à plein temps pour vous, dans vos locaux, avec vos horaires et sous vos ordres ressemble beaucoup à un salarié. Mieux vaut cadrer les missions par des devis et des contrats clairs.
Enfin la facturation. Les factures de vos sous-traitants doivent comporter les bonnes mentions pour que la TVA soit récupérable quand elle est facturée, et rattachées au bon projet pour que votre marge par client reste juste.
Comment nous travaillons avec votre agence
Un état des lieux
Votre structure juridique, votre équipe, vos freelances, vos types de facturation et vos outils actuels. Si vous changez d'expert-comptable, nous gérons la reprise du dossier.
La mise en place de Cockpit
Banques synchronisées, factures d'achat déposées en photo ou par e-mail, rappels d'échéances et messagerie directe avec Guillaume. Basé sur Pennylane, Cockpit est prêt pour la facturation électronique.
Le pilotage en cours d'année
Trésorerie, résultat estimé, marge par client et rémunération possible des associés, suivis en temps réel. Vous prenez vos décisions avec des chiffres à jour.
La clôture et le juridique annuel
Bilan, liasse fiscale, approbation des comptes et dépôt. La rémunération des associés et l'affectation du résultat sont décidées ensemble avant la clôture.
Facturation électronique : les agences en première ligne
Les agences facturent quasiment exclusivement des entreprises. Elles sont donc directement concernées par la réforme. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. À partir du 1er septembre 2027, les TPE et PME devront aussi émettre leurs factures entre entreprises sous ce format.
Safiance est cabinet certifié Pennylane. Nous accompagnons votre agence dans le choix de la plateforme et dans l'adaptation de vos modèles de factures, de vos acomptes et de vos refacturations de frais.
Cabinet installé à La Ciotat, nous recevons les dirigeants d'agences de Marseille, Aubagne, Toulon et de toute la région PACA, et nous accompagnons à distance les agences partout en France.
Questions fréquentes
Pourquoi choisir un expert-comptable spécialisé dans les agences ?
Les agences combinent sous-traitance, refacturation de frais, achat média, acomptes et salariés. Un cabinet habitué à ce modèle sait suivre la marge par client et anticiper la trésorerie, en plus de produire le bilan.
Dois-je demander une attestation de vigilance à mes freelances ?
Oui, pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT : à la conclusion du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de la mission. Vous devez aussi en vérifier l'authenticité sur le site de l'URSSAF.
Comment est gérée la TVA sur l'achat d'espace publicitaire à l'étranger ?
Quand le fournisseur est établi dans un autre pays de l'Union européenne et vous facture sans TVA, c'est généralement à votre agence d'autoliquider la TVA sur sa déclaration. Nous vérifions le traitement de chaque fournisseur.
Prenez-vous en charge la paie des salariés ?
Oui, la paie et le social font partie des services de Safiance : bulletins, déclarations sociales et suivi des entrées et sorties.
Comment se rémunérer quand on est plusieurs associés ?
La répartition entre salaire et dividendes dépend du statut de chaque dirigeant, du résultat et des projets personnels. Nous chiffrons plusieurs scénarios avant chaque décision, et étudions la création d'une holding quand elle a du sens.
Peut-on changer d'expert-comptable en cours d'année ?
Oui. Safiance accompagne le changement d'expert-comptable et prend contact avec votre cabinet actuel pour récupérer le dossier.